2 - Considerações técnicas
1
- Descrevem-se no presente capítulo as normas e especificidades técnicas
relevantes que devem ser tidas em consideração aquando da elaboração do plano
plurianual de investimentos, do orçamento, do balanço, da demonstração de
resultados, bem como dos mapas de execução orçamental e dos anexos às
demonstrações financeiras.
Além disso são evidenciadas as especificidades do tratamento contabilístico
das operações orçamentais, do inventário, das provisões, do sistema
contabilístico, da contabilidade de custos e do controlo interno.
Considerando que o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais
(POCAL) se aplica simultaneamente a autarquias locais e a outras entidades,
estas poderão proceder às adaptações que se lhe impuserem, decorrentes das
suas especificidades.
Para além dos documentos de prestação de contas, que abaixo se identificam,
podem as autarquias locais elaborar quaisquer outros que considerem
relevantes para a sua gestão.
2 - Como documentos de prestação de contas das autarquias locais que remetem
as contas ao Tribunal de Contas consideram-se:
Balanço;
Demonstração de resultados;
Mapas de execução orçamental;
Anexos às demonstrações financeiras;
Relatório de gestão.
3 - A informação relativa à prestação de contas das freguesias dispensadas de
remeter as contas ao Tribunal de Contas é apresentada nos seguintes mapas:
Controlo orçamental - Despesa;
Controlo orçamental - Receita;
Execução anual do plano plurianual de investimentos;
Operações de tesouraria;
Contas de ordem;
Fluxos de caixa;
Empréstimos;
Outras dívidas a terceiros; e ainda
Caracterização da entidade e o relatório de gestão.
4 - Os documentos de prestação de contas são enviados ao Tribunal de Contas
dentro do prazo legalmente fixado para o efeito, após a respectiva aprovação
pelo órgão executivo, independentemente da sua apreciação pelo órgão
deliberativo.
2.1 - Balanço
O balanço apresenta uma estrutura semelhante à do Plano Oficial de
Contabilidade Pública (POCP), tendo sido introduzidas alterações que tiveram
em conta a adaptação deste à natureza e atribuições das autarquias locais.
São de realçar as seguintes especificidades:
Optou-se por utilizar a mesma designação da conta 28 "Empréstimos
concedidos", embora esta se destine a registar somente os subsídios
reembolsáveis legalmente atribuídos;
Criou-se a conta 264 "Administração autárquica" para permitir contabilizar as
relações estabelecidas, designadamente, entre as autarquias locais e as
respectivas associações e entre os municípios e os serviços municipalizados.
Para elaboração do balanço inicial, as autarquias locais elaboram o
inventário nos termos previstos no presente diploma.
2.2 - Demonstração de resultados
A demonstração de resultados apresenta os custos e os proveitos classificados
por natureza. Os resultados são classificados em correntes e extraordinários,
desdobrando-se os primeiros em operacionais e financeiros.
Embora não se apresente a demonstração de resultados por funções, esta é de
elaboração facultativa para as autarquias locais.
Comparativamente ao POCP, é de realçar a alteração da designação da conta 74
"Transferências e subsídios obtidos", atendendo à necessidade de se
contabilizar a componente de transferências de capital relativas às
transferências financeiras do Orçamento do Estado.
2.3 - Documentos previsionais e sua execução
1 - Os documentos previsionais a adoptar por todas as autarquias locais são
as Grandes Opções do Plano e o Orçamento.
Nas Grandes Opções do Plano são definidas as linhas de desenvolvimento
estratégico da autarquia local e incluem, designadamente, o plano plurianual
de investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.
Para apoio ao acompanhamento da execução do plano plurianual de investimentos
prevê-se a elaboração do mapa "Execução anual do plano plurianual de
investimentos".
Para apoio ao acompanhamento da execução orçamental prevêem-se os seguintes
mapas:
Controlo orçamental - Despesa;
Controlo orçamental - Receita;
Fluxos de caixa.
2 - Na execução dos documentos previsionais devem ser tidos sempre em conta
os princípios da utilização racional das dotações aprovadas e da gestão
eficiente da tesouraria.
Segundo o princípio da utilização racional das dotações aprovadas, a assunção
dos custos e das despesas deve ser justificada quanto à sua economia,
eficiência e eficácia.
3 - Em caso de atraso na aprovação do Orçamento, manter-se-á em execução o
Orçamento em vigor no ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe
tenham sido introduzidas até 31 de Dezembro.
4 - Na situação referida no número anterior, mantém-se também em execução o
plano plurianual de investimentos em vigor no ano económico findo, com as
respectivas modificações e as adaptações decorrentes da sua execução nesse
ano, sem prejuízo dos limites das correspondentes dotações orçamentais.
5 - Durante o período transitório, os documentos previsionais podem ser
objecto de modificações nos termos do presente diploma.
6 - Os documentos previsionais que venham a ser aprovados pelo órgão
deliberativo, já no decurso do ano financeiro a que respeitam, integrarão a
parte dos documentos previsionais que tenha sido executada até à sua entrada
em vigor.
2.3.1 - Plano plurianual de investimentos
O plano plurianual de investimentos das autarquias locais, de horizonte móvel
de quatro anos, inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos
objectivos estabelecidos pela autarquia local e explicita a respectiva
previsão de despesa.
No plano plurianual de investimentos devem ser discriminados os projectos e
acções que impliquem despesas orçamentais a realizar por investimentos.
Na elaboração do plano plurianual de investimentos, em cada ano, devem ser
tidos em consideração os ajustamentos resultantes das execuções anteriores.
2.3.2 - Orçamento
O orçamento das autarquias locais apresenta a previsão anual das receitas,
bem como das despesas, de acordo com o quadro e código de contas descritos
neste diploma.
O orçamento das autarquias locais é constituído por dois mapas:
Mapa resumo das receitas e despesas da autarquia local, que inclui, no caso
dos municípios, as correspondentes verbas dos serviços municipalizados,
quando aplicável;
Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica,
a que acresce o dos serviços municipalizados, quando aplicável.
Sem carácter de obrigatoriedade, as despesas orçamentais podem ainda ser
discriminadas em conformidade com a estrutura orgânica das autarquias locais,
devendo nesse caso considerar-se sempre o capítulo orgânico 01 "Administração
autárquica", que integrará, para além das despesas respeitantes aos órgãos da
autarquia local, todas as operações relativas aos capítulos 09 "Activos
financeiros" e 10 "Passivos financeiros".
2.3.3 - Execução anual do plano plurianual de investimentos
O mapa da execução anual do plano plurianual de investimentos apresenta a
execução do respectivo documento previsional num dado ano, destacando o nível
de execução financeira anual e global.
Só podem ser realizados os projectos e ou as acções inscritas no plano
plurianual de investimentos e até ao montante da dotação em "Financiamento
definido para o ano em curso".
2.3.4 - Execução orçamental
2.3.4.1 - Os mapas de execução orçamental das despesas e das receitas
articulam-se com o de fluxos de caixa e permitem acompanhar de forma
sintética todo o processo de realização das despesas e de arrecadação das
receitas.
2.3.4.2 - Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser
respeitados os seguintes princípios e regras:
a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto
de inscrição orçamental adequada;
b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores
inscritos no orçamento;
c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser
contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a
cobrança se efectuar;
d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se,
para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação
igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;
e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar
na sua realização;
f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente
consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias
arrecadadas;
g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que
respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não
pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do
orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;
h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no
prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que
respeita o crédito;
i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem
tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre
que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.
2.3.4.3 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a
constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma dotação
orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no
fim do ano, não podendo conter em caso algum despesas não documentadas.
2.3.4.4 - O mapa de fluxos de caixa apresenta os recebimentos e pagamentos
associados à execução do orçamento e às demais operações que afectam a
tesouraria, evidenciando ainda os saldos iniciais e finais.
2.4 - Anexos às demonstrações financeiras
Os anexos às demonstrações financeiras visam facultar aos órgãos autárquicos
a informação necessária ao exercício das suas competências, permitindo uma
adequada compreensão das situações expressas nas demonstrações financeiras ou
de outras situações que, não tendo reflexo nessas demonstrações, são úteis
para uma melhor avaliação do seu conteúdo.
Estes anexos compreendem três partes distintas:
Caracterização da entidade;
Notas ao balanço e à demonstração de resultados;
Notas sobre o processo orçamental e respectiva execução.
Na elaboração deste anexo deverá atender-se a um conjunto de regras gerais, a
saber:
As notas relativamente às quais se considere não existir informação que
justifique a sua divulgação não são utilizadas, devendo manter-se, contudo, o
número de ordem das que o forem;
Poderá ser explicitada, quando se justifique, a ligação entre os elementos
das demonstrações financeiras e as notas anexas que a eles se associem;
Deverá incluir-se na nota referenciada no final de cada parte do anexo a
informação que, embora não prevista expressamente, se considere necessária
para a compreensão das demonstrações apresentadas, de forma que as mesmas
possam reflectir adequadamente a situação económica e financeira da autarquia
local, o resultado das suas operações e a execução do respectivo orçamento.
2.5 - Quadros e códigos de contas
Os quadros e códigos de contas apresentados neste diploma correspondem ao
mínimo de informação de que as autarquias devem dispor. Admite-se, por ser
inviável contemplar todas as situações possíveis, que, em muitas contas da
classificação orçamental e patrimonial, as autarquias locais possam criar
subcontas (evidenciadas por reticências), segundo as suas necessidades, desde
que se respeite sempre o conteúdo da conta principal.
2.5.1 - Classificação funcional
Os códigos e rubricas da classificação funcional são os constantes deste
diploma. A estrutura da classificação funcional das autarquias locais
apresenta três níveis de detalhe ou desagregação das despesas, representados
ou identificados por códigos de três dígitos:
O primeiro nível ou dígito define a categoria do grupo de funções, ou seja, o
objectivo geral ou a grande função;
O segundo nível ou dígito define a função ou grupo de subfunções, ou seja, os
meios através dos quais se atingem os referidos objectivos gerais ou as
grandes funções;
O terceiro nível ou dígito define a subfunção, ou seja, a composição ou o
conteúdo exacto dos grupos de subfunções.
2.5.2 - Classificação económica
Os códigos e rubricas de classificação económica são os que constam do
presente diploma. A classificação das receitas e despesas, que se divide em
correntes e de capital, é subdividida em quatro grupos, com a seguinte ordem:
capítulo, grupo, artigo e número.
Quando se mostre necessária maior especificação, o número poderá ser
subdividido em alíneas.
2.5.3 - Classificação orçamental e patrimonial
O quadro de contas da classificação orçamental e patrimonial integra as
classes de 1 a 5, respeitantes às contas do balanço, as classes 6, 7 e 8, às
contas de resultados, e a classe 0, às contas do controlo orçamental e de
ordem
2.6 - Especificidades do tratamento contabilístico das operações orçamentais
2.6.1 - O POCAL, no que respeita às autarquias locais que, nos termos da lei,
remetem os documentos de prestação de contas ao Tribunal de Contas, pretende
manter uma distinção clara entre a contabilização das operações com efeitos
unicamente internos à autarquia e a contabilização das operações subsequentes
ao reconhecimento de um direito ou obrigação, com efeitos na esfera
patrimonial de terceiros, pelo que as contas da classe 0 se destinam apenas
ao registo do primeiro tipo de operações.
São assim objecto de movimento contabilístico na classe 0 os procedimentos
subjacentes:
a) À aprovação do orçamento;
b) Às modificações introduzidas nas dotações da despesa e da receita;
c) Aos cabimentos;
d) Aos compromissos.
São ainda contabilizados nesta classe de contas os compromissos com efeitos
em exercícios seguintes.
Com a aprovação do orçamento, registam-se as dotações iniciais para as
despesas e para as receitas. No decurso da execução orçamental, à utilização
das dotações de despesa deve corresponder o registo das fases de cabimento
(cativação de determinada dotação visando a realização de uma despesa) e
compromisso (assunção, face a terceiros, da responsabilidade de realizar
determinada despesa). Em termos documentais, na fase de cabimento,
dispor-se-á de uma proposta para realizar determinada despesa, eventualmente
ainda de um montante estimado, enquanto na fase de compromisso haverá, por
exemplo, uma requisição, uma nota de encomenda ou um contrato ou equivalente
para aquisição de determinado bem ou serviço.
A fase de processamento das despesas não é registada nas contas da classe 0,
devendo as fases de liquidação e de pagamento ser contabilizadas nomeadamente
nas contas das classes 1 e 2.
No lado das receitas, dada a natureza das correspondentes operações
orçamentais, o movimento contabilístico é mais simples. Na classe 0
registam-se apenas os movimentos correspondentes à aprovação do orçamento, às
modificações introduzidas, designadamente a utilização do saldo de gerência,
depois de devidamente aprovado o mapa "Fluxos de caixa" da gerência anterior.
A liquidação e o recebimento são registados noutras classes do POCAL. As
contas da classe 0, salvo as contas 03211 "Utilização do saldo de gerência" e
09 "Contas de ordem", dada a sua natureza, são desagregadas segundo a
classificação económica das receitas e das despesas, podendo ser agrupadas,
simultaneamente, segundo outros critérios, por exemplo, classificação
orgânica.
Para o controlo orçamental dos programas plurianuais, a informação relativa a
compromissos com reflexo nos orçamentos dos anos seguintes é essencial e
constitui um precioso auxiliar da gestão, na preparação do orçamento para o
ano seguinte. Para responder a esta necessidade o POCAL prevê a
disponibilização de informação sobre os compromissos com efeitos em
exercícios futuros, desagregando os primeiros três anos e incluindo numa
conta residual os valores respeitantes ao 4.º ano e anos seguintes.
Relativamente ao encerramento das contas da classe 0, haverá que:
a) Proceder à anulação dos cabimentos que não deram origem a compromissos;
b) Transitar para a conta 05 "Compromissos - Exercícios futuros" os
compromissos assumidos no ano e que não se concretizaram;
c) Encerrar as contas relativas ao exercício do ano que termina, e cujos
saldos não sejam nulos, por contrapartida da conta 01 "Orçamento - Exercício
corrente";
d) Encerrar a conta 05 "Compromissos - Exercícios futuros" por contrapartida
da conta 04 "Orçamento - Exercícios futuros".
2.6.2 - As receitas de todas as autarquias locais, seja as que remetem os
documentos de prestação de contas ao Tribunal de Contas seja as que estão
dispensadas de o fazer, podem ser cobradas virtual ou eventualmente. As
receitas são cobradas virtualmente se os respectivos documentos de cobrança
forem debitados ao tesoureiro por deliberação do órgão executivo.
Estas receitas são movimentadas em "Contas de ordem - Recibos para cobrança".
2.7 - Critérios e métodos específicos
2.7.1 - Provisões
A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam
associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um
passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.
Não se deve proceder à anulação e sequente constituição de uma provisão.
São consideradas situações a que estejam associados riscos as que se referem,
nomeadamente, às aplicações de tesouraria, cobranças duvidosas, depreciação
de existências, obrigações e encargos derivados de processos judiciais em
curso, acidentes de trabalho e doenças profissionais.
Para efeitos de constituição da provisão para cobranças duvidosas,
consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de seis
meses e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado.
O montante anual acumulado de provisão para cobertura das dívidas referidas
no parágrafo anterior é determinado de acordo com as seguintes percentagens:
a) 50% para dívidas em mora há mais de 6 meses e até 12 meses;
b) 100% para dívidas em mora há mais de 12 meses.
As dívidas que tenham sido reclamadas judicialmente ou em que o devedor tenha
pendente processo de execução ou esteja em curso processo especial de
recuperação da empresa ou de falência são tratadas como "Custos e perdas
extraordinários", quando resulte do respectivo processo judicial a
dificuldade ou impossibilidade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas.
Não são consideradas de cobrança duvidosa as seguintes dívidas:
a) Do Estado, Regiões Autónomas e autarquias locais;
b) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com excepção da importância
correspondente à percentagem de desconto ou descoberto obrigatório.
2.7.2 - Amortizações
O método para o cálculo das amortizações do exercício é o das quotas
constantes.
Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de
amortização determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo
imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.
O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado
sujeitos a depreciação ou a deperecimento possam ser amortizados num só
exercício são os definidos na lei.
A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para os elementos do
activo imobilizado corpóreo adquirido em 2.ª mão, é determinada pelo órgão
deliberativo da autarquia local sob proposta do órgão executivo, acompanhada
de justificação adequada.
2.7.3 - Resultado líquido do exercício
2.7.3.1 - A aplicação do resultado líquido do exercício é aprovada pelo órgão
deliberativo mediante proposta fundamentada do órgão executivo.
2.7.3.2 - No início de cada exercício, o resultado do exercício anterior é
transferido para a conta 59 "Resultados transitados".
2.7.3.3 - Quando houver saldo positivo na conta 59 "Resultados transitados",
o seu montante pode ser repartido da seguinte forma:
a) Reforço do património;
b) Constituição ou reforço de reservas.
2.7.3.4 - É obrigatório o reforço do património até que o valor
contabilístico da conta 51 "Património" corresponda a 20% do activo líquido.
2.7.3.5 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, deve constituir-se o
reforço anual da conta 571 "Reservas legais", no valor mínimo de 5% do
resultado líquido do exercício.
2.8 - Sistema contabilístico
O sistema contabilístico corresponde a um conjunto de tarefas e registos
através do qual se processam as operações como meio de manter a informação
financeira e envolve a identificação, a agregação, a análise, o cálculo, a
classificação, o lançamento nas contas, o resumo e o relato das várias
operações e acontecimentos.
Os documentos e livros de escrituração das operações podem ser objecto de
quaisquer adaptações, nomeadamente as necessárias à utilização de meios
informáticos, desde que não resulte prejuízo ou diminuição nem do seu
conteúdo informativo nem dos procedimentos de controlo interno e se
apresentem em suporte documental.
Na escrituração das receitas e despesas, deve fazer-se o arredondamento
necessário nos termos legalmente definidos.
2.8.1 - Inventário
As autarquias locais elaboram e mantêm actualizado o inventário de todos os
bens, direitos e obrigações constitutivos do seu património.
Os critérios de valorimetria são os constantes do capítulo 4.
2.8.2 - Documentos e registos
2.8.2.1 - O sistema contabilístico utiliza os documentos e livros de
escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se
encontram definidos no presente diploma.
2.8.2.2 - Constituem documentos obrigatórios de registo do inventário do
património as fichas respeitantes aos seguintes bens:
Imobilizado incorpóreo (I-1);
Bens imóveis (I-2);
Equipamento básico (I-3);
Equipamento de transporte (I-4);
Ferramentas e utensílios (I-5);
Equipamento administrativo (I-6);
Taras e vasilhame (I-7);
Outro imobilizado corpóreo (I-8);
Partes de capital (I-9);
Títulos (I-10);
Existências (I-11).
2.8.2.3 - São documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações
relativas às receitas e despesas, aos custos e proveitos, bem como aos
pagamentos e recebimentos:
Guia de recebimento (SC-1);
Guia de débito ao tesoureiro (SC-2);
Guia de anulação da receita virtual;
Requisição interna (SC-3);
Requisição externa (SC-4);
Factura;
Ordem de pagamento (SC-5);
Folha de remunerações (SC-6);
Guia de reposições abatidas nos pagamentos (SC-7).
2.8.2.4 - Os documentos referidos no número anterior são objecto de registo
contabilístico nos seguintes livros de escrituração permanente:
Diário;
Razão;
Folha de caixa (SC-8);
Resumo diário de tesouraria (SC-9).
2.8.2.5 - A partir do registo no Diário e no Razão são ainda elaborados os
seguintes livros de escrituração periódica:
Balancetes;
Balanço.
2.8.2.6 - As fichas referidas no n.º 2.8.2.2 são agregadas nos livros de
inventário do imobilizado, de títulos e de existências.
2.8.2.7 - As autarquias locais, cujas contas são dispensadas de remessa ao
Tribunal de Contas, não utilizam o Diário, o Razão, os balancetes e o
balanço, devendo antes adoptar os seguintes livros de escrituração permanente:
Conta corrente da receita (SC-10);
Conta corrente da despesa (SC-11);
Conta corrente com instituições de crédito (SC-12);
Conta corrente de entidades (SC-13);
Diário de entidades (SC-14);
Conta corrente de operações de tesouraria (SC-15);
Conta corrente de contas de ordem (SC-16).
2.8.2.8 - Para além dos documentos e livros referidos nos números anteriores
podem ser utilizados quaisquer outros considerados convenientes.
2.8.2.9 - O cabimento e o compromisso de verbas relativos aos pagamentos
regista-se nos respectivos documentos, por ordem cronológica.
Os recebimentos e os pagamentos são registados diariamente em folhas de caixa
e resumos diários de tesouraria que evidenciam as disponibilidades existentes.
O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de
balancetes mensais onde constam todos os movimentos financeiros ocorridos no
ano até à data da sua elaboração.
2.8.3 - Contabilidade de custos
2.8.3.1 - A contabilidade de custos é obrigatória no apuramento dos custos
das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e
serviços.
2.8.3.2 - O custo das funções, dos bens e dos serviços corresponde aos
respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção,
distribuição, administração geral e financeiros.
2.8.3.3 - A imputação dos custos indirectos efectua-se, após o apuramento dos
custos directos por função, através de coeficientes.
O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à
percentagem do total dos respectivos custos directos no total geral dos
custos directos apurados em todas as funções.
O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada bem ou serviço
corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total
dos custos directos da função em que se enquadram.
2.8.3.4 - Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do
respectivo coeficiente de imputação ao montante total dos custos indirectos
apurados.
Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtêm-se aplicando ao montante do
custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra o
correspondente coeficiente de imputação dos custos indirectos.
2.8.3.5 - O custo de cada função, bem ou serviço apura-se adicionando aos
respectivos custos directos os custos indirectos calculados de acordo com o
definido no n.º 2.8.3.4.
2.8.3.6 - Os documentos da contabilidade de custos, cujo conteúdo mínimo
obrigatório consta do presente diploma, consubstanciam-se nas seguintes
fichas:
a) Materiais (CC-1);
b) Cálculo de custo/hora da mão-de-obra (CC-2);
c) Mão-de-obra (CC-3);
d) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);
e) Máquinas e viaturas (CC-5);
f) Apuramentos de custos indirectos (CC-6);
g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);
h) Apuramento de custos directos da função (CC-8);
i) Apuramento de custos por função (CC-9).
2.9 - Controlo interno
2.9.1 - O sistema de controlo interno a adoptar pelas autarquias locais
engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e
procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos
definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o
desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a
salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade,
fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a
preparação oportuna de informação financeira fiável.
2.9.2 - Os métodos e procedimentos de controlo devem visar os seguintes
objectivos:
a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração,
execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das
demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;
b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos
titulares;
c) A salvaguarda do património;
d) A aprovação e controlo de documentos;
e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a
garantia da fiabilidade da informação produzida;
f) O incremento da eficiência das operações;
g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à
assunção de encargos;
h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;
i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;
j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e
livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com
as decisões de gestão e no respeito das normas legais.
2.9.3 - O órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o sistema de
controlo interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o
seu acompanhamento e avaliação permanente.
2.9.4 - Os órgãos executivo e deliberativo dos municípios com serviços
municipalizados estabelecem procedimentos de controlo específicos a incluir
no sistema de controlo interno destes serviços.
2.9.5 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos
responsáveis deve atender-se:
a) À identificação das responsabilidades funcionais;
b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;
c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as
normas legais e os sãos princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar
a separação entro o controlo físico e o processamento dos correspondentes
registos.
2.9.6 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos
internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem
como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os
eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade
em que o fazem, de forma bem legível.
2.9.7 - O órgão deliberativo pode estabelecer dispositivos, pontuais ou
permanentes, de fiscalização que permitam o exercício adequado da sua
competência.
2.9.8 - Para efeitos do previsto no número anterior, o órgão executivo deve
facultar os meios e informações necessários aos objectivos a atingir, de
acordo com o que for definido pelo órgão deliberativo.
2.9.9 - Os órgãos executivos das autarquias locais cujas contas são enviadas
a julgamento do Tribunal de Contas remetem à Inspecção-Geral de Finanças e à
Inspecção-Geral da Administração do Território cópia da norma de controlo
interno, bem como de todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua
aprovação.
2.9.10 - Da norma de controlo interno de cada autarquia local constam
obrigatoriamente os métodos e procedimentos seguintes.
2.9.10.1 - Os métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades
permitem, designadamente, assegurar que:
2.9.10.1.1 - A importância em numerário existente em caixa não ultrapasse o
montante adequado às necessidades diárias da autarquia, sendo este montante
definido pelo órgão executivo;
2.9.10.1.2 - A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do
órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela autarquia e
movimentadas simultaneamente pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão
executivo ou por outro membro deste órgão em quem ele delegue;
2.9.10.1.3 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável
designado para o efeito, bem como os que já emitidos tenham sido anulados,
inutilizando-se neste caso as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se
sequencialmente;
2.9.10.1.4 - A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades
diversas do tesoureiro seja feita diariamente, utilizando para o efeito os
meios definidos pelo órgão executivo;
2.9.10.1.5 - As reconciliações bancárias se fazem mensalmente e são
confrontadas com os registos da contabilidade, pelo responsável designado
para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às
respectivas contas correntes;
2.9.10.1.6 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias,
estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar;
2.9.10.1.7 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, se procede
ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os
necessários registos contabilísticos de regularização;
2.9.10.1.8 - A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do
recibo para cobrança, sua cobrança e ou anulação;
2.9.10.1.9 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos,
montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença
daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e
documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis
designados para o efeito, nas seguintes situações:
a) Trimestralmente e sem prévio aviso;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que
o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o tesoureiro;
2.9.10.1.10 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a
responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e,
obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo dirigente para o
efeito designado e pelo tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do
número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na
alínea d) do mesmo número;
2.9.10.1.11 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo
deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e
regularização, devendo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo, bem
como o seu limite máximo, e ainda:
a) A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da
classificação económica;
b) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos
das despesas;
c) A sua reposição até 31 de Dezembro;
2.9.10.1.12 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são
obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que
a autarquia local é titular;
2.9.10.1.13 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo
pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários
e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro
pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer
que seja a sua natureza, para o que o tesoureiro deve estabelecer um sistema
de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se
encontre em vigor nas tesourarias da Fazenda Pública, com as necessárias
adaptações;
2.9.10.1.14 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis
ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no
desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias,
houver procedido com culpa;
2.9.10.1.15 - A fiscalização das tesourarias municipais que funcionam nas
tesourarias da Fazenda Pública obedecem aos princípios constantes dos
diplomas legais aplicáveis a estas, sem prejuízo do disposto nos n.os
2.9.10.1.1 a 2.9.10.1.13;
2.9.10.1.16 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a
contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do
órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, deve dar
instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele
todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
2.9.10.2 - Os métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros,
permitem, designadamente, assegurar que:
2.9.10.2.1 - As compras são feitas pelos responsáveis do sector designado
para a realização de compras, com base em requisição externa ou contrato,
após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente,
em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contratos;
2.9.10.2.2 - A entrega de bens é feita no sector designado para o efeito,
obrigatoriamente distinto do sector referido na alínea anterior, onde se
procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, e se confronta com
a respectiva guia de remessa, onde é aposto um carimbo de "Conferido" e
"Recebido", se for o caso;
2.9.10.2.3 - Periodicamente, o funcionário para tal designado faz a
reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos
fornecedores com as respectivas contas da autarquia local;
2.9.10.2.4 - Na contabilidade são conferidas as facturas com a guia de
remessa e a requisição externa, após o que são emitidas as ordens de
pagamento e enviadas cópias dos documentos ao sector responsável pelo
aprovisionamento;
2.9.10.2.5 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto
nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado";
2.9.10.2.6 - Se efectuem reconciliações na conta de devedores e credores;
2.9.10.2.7 - Se efectuem reconciliações nas contas de empréstimos bancários
com instituições de crédito e se controlem os cálculos dos juros;
2.9.10.2.8 - Se efectuem reconciliações nas contas "Estado e outros entes
públicos".
2.9.10.3 - Os métodos e procedimentos de controlo das existências permitem,
designadamente, assegurar que:
2.9.10.3.1 - A cada local de armazenagem de existências corresponde um
responsável nomeado para o efeito;
2.9.10.3.2 - O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de
requisições internas devidamente autorizadas;
2.9.10.3.3 - As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma
que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo
armazém;
2.9.10.3.4 - Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas
que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências
em armazém;
2.9.10.3.5 - As existências são periodicamente sujeitas a inventariação
física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente
às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando
for o caso.
2.9.10.4 - Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado permitem,
designadamente, assegurar que:
2.9.10.4.1 - As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente
actualizadas;
2.9.10.4.2 - As aquisições de imobilizado se efectuam de acordo com o plano
plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo,
através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente
contrato, emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após
verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em
matéria de empreitadas e fornecimentos;
2.9.10.4.3 - A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os
registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das
amortizações acumuladas;
2.9.10.4.4 - Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo
imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à
regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando
for o caso.
