Check-List

Elaborado por: Dra. Lúcia Costa

Critério 1: Liderança

Como os comportamentos e as acções da equipa de gestão e de todos os restantes lideres inspiram, apoiam e promovem a cultura da Gestão pela Qualidade Total.

1a   Estão empenhados na Gestão pela Qualidade Total

     -         Histórico da vivência da Qualidade Total.

-         Processo de definição de valores e expectativas

-         Reuniões de quadros com a Alta Direcção ( Tipo de reunião, periodicidade, responsáveis, participantes, agenda, resultados...)

-         Visitas regulares às instalações ( quem, quando, porquê, com quem dialogam)

-         Tipo de comunicações internas sobre o Programa da Qualidade Total

-         Programas de Formação dirigidos às equipas de gestão

-         Os Lideres da Direcção actuando como Formadores internos na Qualidade Total

-         Existência de um Programa de Qualidade Total

-         Acompanhamento por parte da Direcção da evolução das práticas da Qualidade Total ( Inquéritos aos Colaboradores e aos Clientes, Auditorias - Internas e de Clientes, Certificação ISO 9000, etc.)

-         Revisão do Programa de Qualidade Total

-         Existência de um Performance Management que reflicta os objectivos do Programa de Qualidade Total

-         Processo de avaliação e melhoria da eficácia da liderança

1b  Promovem, de uma forma activa, a melhoria da organização e mantêm contactos com clientes, fornecedores e outras organizações externas

      -         Financiamento e promoção de acções de melhoria dentro e fora da organização

-         Existência de relações de partenariado / colaboração com Clientes, Fornecedores, Entidades Públicas, Universidades, etc. ...

-         Existência de Programas de Melhoria com Fornecedores e Clientes (sistemas de sugestões)

-         Reuniões da equipa de gestão/lideres com Clientes, no sentido de os envolver em processos de melhoria:

-  Participação em Associações Profissionais (Empresa / Colaboradores)

-  Publicação de artigos, separatas, etc. ...

-  Participação em Conferências, Seminários, Workshop’s, etc. ...

-  Visitas de Escolas, Associações

-  Protocolos de colaboração

-  Actividades dedicadas à difusão das práticas de excelência

-  Processo de reconhecimento do desempenho de clientes, fornecedores e   colaboradores

Critério 2: Estratégia e Planeamento

 Como a organização formula, implementa  e avalia a estratégia e a traduz em planos e acções.

2a  Formula a estratégia e planos de acção, baseados em informação relevante e completa

-         Processo de identificação, agregação análise e tratamento da informação para a definição da estratégia, bem como metodologia de identificação de vantagens actuais e futuras

-         Evidência da coerência entre o Plano Estratégico e a Visão, Missão e Valores da Empresa

-         Referindo, sempre que se verifiquem:

-  Existência de dados de benchmarking;

-  Existência e utilização de informação sobre Legislação e regulamentos aplicáveis.

2b  Comunica e implementa a estratégia e os planos de acção

-         Processo de desdobramento dos objectivos estratégicos (planos de actividades) em objectivos de desempenho dos processos

-         Articulação dos objectivos de desempenho de processos com o plano de acção

-         Políticas e Formas de Comunicação da estratégia da organização (Reuniões, Placards, Newsletters, Feedback, etc. ...)

-         Avaliação da eficácia da Comunicação da Estratégia

2c  Actualiza e melhora a estratégia e os planos de acção

-         Como é feita a revisão da Estratégia do Negócio

-         Processo de revisão da Política e da Estratégia a todos os níveis.

-         Utilização do Feedback

-         Avaliação da eficácia e relevância da estratégia e dos planos de acção

Critério 3: Gestão de Pessoas

Como a organização liberta todo o potencial dos seus colaboradores.

3a  Desenvolve e avalia os colaboradores

-         Políticas Sectoriais de Gestão de Recursos Humanos (Recrutamento, Carreiras, avaliação de Desempenho, Formação profissional e de Qualificação, Administração Salarial, Incentivos)

-         Planeamento Estratégico e Operacional de Recursos Humanos

-         Employee Survey’s / Análise de Clima

-         Processos de Revisão da Função Recursos Humanos

-         Definição de Perfis Profissiográficos (Job Description + Perfil Psicológico)

-         Metodologia de Recrutamento

-         Avaliação do Potencial

-         Plano de Carreiras (Gestão e Técnica)

-         Levantamento e diagnóstico de Necessidades de Formação

-         Plano de Formação e de Desenvolvimento de recursos humanos

-         Revisão e Avaliação da Eficácia da Formação

-         Metodologia de Avaliação de Desempenho

-         Formas de Delegação de Competências e de Autoridade

-         Utilização do Feedback

-         Revisão e Benchmarking

3b  Promove a participação e a autonomia de acção

-         Iniciativas Internas nas actividades de melhoria (Conferências, Cerimónias, Registo de Sugestões, Dinâmicas de Grupo)

-         Formação dirigida a Equipas de Melhoria, Facilitadores Internos, etc.

-         Políticas de Empowerment (Delegação, atribuição de Responsabilidades, Autonomia, etc. ...)

-         Políticas de Comunicação da Empresa (Formal: Ascendente, Descendente, Transversal, Horizontal; Informal, Tácita; Formas, Redes, Canais de Comunicação, etc.)

Critério 4: Recursos

Como a organização gere, eficaz e eficientemente, os recursos.

4a  Gere os recursos financeiros

-         Tipo de Sistema de Gestão de Recursos Financeiros (Plano Financeiro - Objectivos, ligação ao Plano Estratégico, revisão do Plano - Quem, Quando, Como, etc. ...)

-         Como os Indicadores financeiros são geridos e melhorados (Gestão dos Activos, Políticas e Procedimentos adoptados na contabilização e controlo dos balancetes, Fluxo de Caixa e Recebimentos, Inventários, activos fixos, Planos de investimento), sua ligação ao Plano Estratégico e revisão.

-         Processo de avaliação das decisões de investimento

-         Processo de gestão de Risco

4b Gere os recursos de informação

-         Tipo e formas de gestão dos Sistemas de Informação

-         Gestão da arquitectura do Sistema de Informação (Infraestrutura tecnológica, aplicacional e comunicacional)

-         Tipo de partilha da Informação

-         Dispõe de uma organização informática? Missão, que áreas dela mais dependem para análise e tomada de decisão?

-         Sistema de segurança da Informação e formas de acesso para Colaboradores, Clientes e Fornecedores

-         Ligação dos Recursos de Informação ao Plano Estratégico (gestão da produção, controlo estatístico do processo, sistema de qualidade, logística, aprovisionamentos, finanças e recursos humanos) e forma(s) de revisão

-         Tipos de controlo da exactidão da informação

4c  Gere os fornecedores e os recursos materiais

-         Desenvolvimento de sinergias com empresas associadas, por exemplo através da utilização de economias de escala em matéria de aprovisionamentos

-         Formas de Gestão das Matérias Primas e Fornecimentos, Programas de Desenvolvimento da Qualidade dos Fornecedores, Relações de Parceria com Fornecedores

-         Formas de Gestão de Inventários de Matérias Primas e de outros materiais

-         Políticas de Redução do Consumo de Materiais (Indicadores utilizados para medir a eficiência no Consumo, feedback, revisão)

-         Políticas de redução de Desperdícios e de Impacto Ambiental / Redução de consumos

-         Conservação/máxima utilização dos meios de produção

-         Ligações ao Plano Estratégico e Revisão dos Resultados obtidos

4d  Gere outros recursos

-         Actividades orientadas para a investigação, desenvolvimento, actualização e utilização de novas tecnologias (Ex.: Lista de patentes)

-         Desenvolvimentos Tecnológicos mais recentes, Investimentos realizados e sua Ligação ao Plano Estratégico do Negócio

-         Articulação dos Planos de formação e de carreiras com o desenvolvimento da tecnologia

-         Ligações a Universidades, Bolsas de Estudo, Regime de estágios e respectivo programa técnico

-         Existência ou acesso de Biblioteca Técnica ou assinatura de Revistas e outras Publicações Técnicas

-         Gestão do Imobilizado fixo (edifícios e equipamento)

Critério 5: Sistema da Qualidade e Processos

Como a organização fornece valor aos clientes através da gestão do seu Sistema de Qualidade e dos seus processos.

5a  Está centrada no cliente

-         Análise de tendências de mercado e da concorrência

-         Metodologia utilizada na Identificação e Classificação dos Clientes

-         Como é efectuado o estudo de necessidades dos Clientes

-         Formas de inquirir a Satisfação dos clientes, sua periodicidade, acompanhamento e controlo

-         Forma como é utilizado o Feedback dos Clientes na Evolução do Desempenho Global da Empresa

-         Articulações com o Plano Estratégico do negócio

-         Benchmarking

5b  Gere o Sistema da Qualidade

-         Forma como é implementado e mantido o Sistema de Gestão da Qualidade e utilização de metodologias reconhecidas, bem como boas práticas e modelos sectoriais possíveis

-         Forma como é assegurada a revisão e/ou avaliação da eficácia do Sistema de Garantia da Qualidade

5c  Gere os processos críticos

-         Lançamento dos Esforços de Melhoria (Nomeação de gestores de processos, formas como são identificadas estratégias específicas, tácticas de suporte e previsto o desenvolvimento dos Programas de Melhoria)

-         Existência de Equipas de melhoria, recurso ao Desdobramento de Objectivos e ao estabelecimento de Indicadores de Melhoria

-         Ligação dos Esforços de Melhoria à Certificação ISO 9000

-         Ligação à Resolução de problemas

-         Benchmarking (Interno e Externo) e “Best in Class”

-         Análise de Sugestões de Colaboradores

5d  Gere o processo de melhoria contínua

-         Metodologia de Funcionamento das Equipas de Melhoria

-         Empowerment, Formação e desenvolvimento, Processos de incentivo à Criatividade dos Colaboradores

-         Resultados da Política de Ambiente (Conservação de Energia, Poluição, Estudos de Impacte Ecológico e Ambiental, Redução de utilização de Matérias Primas e de Resíduos)

-         Resultados da Política de Reciclagem (de produtos e matérias primas)

-         Processos Judiciais, Coimas, Queixas

-         Prémios, Louvores

Critério 9: Resultados da Actividade *

Que resultados tem a organização alcançado relativamente aos objectivos definidos para a actividade e à satisfação das necessidades de todas as entidades com interesses financeiros e não-financeiros na organização.

9a  Indicadores financeiros do desempenho da organização

Resultados / informações relativas a:

-         Rubricas demonstração de resultados

-         Rubricas de balanço

-         Rubricas de fluxos financeiros e de tesouraria

9b  Indicadores adicionais do desempenho da organização

Indicadores de desempenho de processos bem como outros não identificados nos critérios 6, 7 e 8.